O escritório é onde passamos a maior parte do nosso tempo depois de nossas casas. Devido às constantes mudanças, os escritórios estão evoluindo, e as empresas estão adaptando seus espaços físicos para permanecerem competitivas.
Os dados de ocupação de escritórios confirmam que a maioria dos horários de trabalho na força de trabalho moderna é híbrida. No entanto, o mercado imobiliário comercial está caminhando para uma crise. Os espaços de escritórios atuais não são projetados para trabalho híbrido e são subutilizados.
Os escritórios fracionados são a melhor solução para os espaços de escritório subutilizados? O controle de acesso é a tecnologia moderna que moldará e habilitará o escritório moderno?
O que são escritórios fracionados?
Escritórios fracionados ou "coworking" são um tipo de configuração de espaço flexível onde duas ou mais empresas podem usar o mesmo espaço de escritório durante diferentes horários predefinidos. Eles fornecem os benefícios de espaço de escritório privado para empresas que não fazem trabalho presencial por 5 dias por semana. Se a empresa híbrida típica paga pelo espaço de escritório independentemente da frequência com que as pessoas vêm, os escritórios fracionados permitem que as empresas paguem apenas pelo tempo que precisam e usam o espaço.
Por exemplo, vamos imaginar duas empresas híbridas. A primeira exige que as pessoas venham ao escritório às segundas e sextas-feiras. A outra está pedindo que os funcionários estejam pessoalmente de terça a quinta. Eles podem alugar o mesmo espaço de escritório, maximizando a utilização e reduzindo custos.
Os desafios dos escritórios fracionados
Segurança
Escritórios fracionados são mais complexos quando se trata de segurança do que edifícios multilocatários. Quando vários inquilinos usam os mesmos espaços, garantir que apenas indivíduos autorizados tenham acesso a áreas específicas e mitigar potenciais ameaças e riscos de segurança pode ser desafiador. Sistemas modernos de controle de acesso são necessários em escritórios fracionados para minimizar o risco de entrada não autorizada, roubo e violações de dados.
Gestão e operações
Os operadores de escritórios podem ter problemas para gerenciar vários inquilinos com diferentes necessidades de espaço e comodidades, contratos de locação, cronogramas e requisitos de acesso. Coordenar a logística, manter tecnologia e recursos compartilhados e acomodar diferentes solicitações de inquilinos pode sobrecarregar os administradores de propriedades. O software de gerenciamento de coworking pode ser essencial para centralizar e automatizar o gerenciamento de inquilinos, faturamento, agendamento e acesso.
Privacidade e conformidade
Escritórios fracionados podem atrair empresas de vários setores e requisitos regulatórios. Quando funcionários de diferentes empresas trabalham no mesmo espaço, podem surgir desafios relacionados à segurança de dados, regulamentações de segurança e obrigações legais.
Branding e manutenção
Estabelecer a identidade da marca da empresa pode ser complicado em um ambiente compartilhado, especialmente com contratos de locação mais curtos, onde os inquilinos podem sair quando seus negócios crescem ou mudam. Alguns podem ter dificuldade para criar uma imagem profissional para clientes ou parceiros sem uma marca personalizada ou espaço de escritório dedicado.
Escritórios fracionados e outros espaços flexíveis tendem a ter maior rotatividade e uso intenso de espaços compartilhados, como salas de conferência, cozinhas e áreas comuns, em comparação aos espaços de escritórios regulares, o que leva a um desgaste mais rápido — geralmente aumentando os custos de manutenção.
Integração de tecnologia
Evidente pelos desafios listados acima, escritórios fracionados exigem sistemas de tecnologia modernos, como controle de acesso e software de coworking para funcionar da forma mais perfeita possível.
O papel do controle de acesso na gestão de escritórios fracionados
A maioria dos desafios enfrentados por escritórios fracionados ou coworking, inclui a segurança, conformidade, gerenciamento e integrações tecnológicas, que podem ser resolvidos com uma solução abrangente de controle de acesso.
Depois de escolher o provedor de acesso, você precisa do hardware necessário, como controladores de acesso e leitores, para que você possa estar pronto para configurar o software e automatizar o acesso ao seu escritório. Entre em contato com a SYETEL se precisar de ajuda para decidir sobre o hardware de acesso certo para seu escritório fracionado. Temos várias soluções de controle de acesso para o seu coworking. Entre em contato conosco hoje mesmo para saber mais detalhes.
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